Đồng bộ học sinh chuyển trường nội bộ (chuyển cấp liên cấp)
Chức năng Đồng bộ HS chuyển trường nội bộ tạo liên kết định danh giữa bản ghi học sinh ở campus cũ và bản ghi ở campus mới, để dữ liệu lịch sử được kế thừa thay vì tạo mới.
Áp dụng cho chuyển cấp trong nội khối FPT Schools: TH → THCS → THPT.
Khi nào dùng
- Học sinh chuyển cấp liên cấp, trong cùng campus hoặc khác campus
- Đã lỡ tạo nhầm tài khoản mới, cần đồng bộ lại để lấy lại ID cũ và dữ liệu cũ của học sinh
Khi nào KHÔNG dùng
- Học sinh tuyển mới hoàn toàn, chưa từng học ở campus nào của FSchools → dùng luồng nhập hồ sơ tuyển sinh thông thường
- Học sinh từ trường ngoài hệ thống chuyển vào → không có mã HS cũ để đối chiếu
- Chỉ sửa thông tin cá nhân trong cùng một campus → dùng chức năng chỉnh sửa hồ sơ
- Chuyển lớp trong cùng campus, cùng cấp → dùng chức năng phân lớp / chuyển lớp
Truy cập chức năng
Bước 1: Vào Students → All students. Kiểm tra dòng breadcrumb hiển thị đúng học kỳ, năm học và campus đang thao tác.
Bước 2: Trên thanh công cụ, bấm liên kết Đồng bộ HS chuyển trường nội bộ — chữ màu đỏ, nằm bên trái nhóm nút chức năng.
Màn hình đồng bộ gồm hai khu vực độc lập, tương ứng hai luồng nghiệp vụ:
- Khu vực trên — đồng bộ từng học sinh, dùng khi số lượng ít hoặc cần xử lý gấp một trường hợp
- Khu vực dưới — đồng bộ hàng loạt từ file Excel, dùng cho đợt chuyển cấp đầu năm học
Cách 1 — Đồng bộ từng học sinh
Điền bốn trường ở khu vực trên rồi bấm Save:
- Chọn campus hiện tại đang thao tác — campus đích, nơi học sinh vừa chuyển đến
- Mã HS muốn đồng bộ (bắt buộc) — mã học sinh ở campus mới
- Chọn campus cũ của HS — campus học sinh học trước đó
- Mã HS ở campus cũ (bắt buộc) — mã học sinh cũ cần liên kết tới
Cách 2 — Đồng bộ hàng loạt bằng file Excel
Bước 1: Tại khu vực Đồng bộ HS chuyển trường nội bộ từ file Excel, kiểm tra dòng Campus đang import hiển thị đúng campus đích.
Bước 2: Bấm Download template (nút xanh lá) để tải file mẫu. Luôn tải lại mẫu mới ở mỗi đợt, không dùng lại file mẫu cũ đã lưu trên máy.
Bước 3: Điền dữ liệu theo đúng cột đã định nghĩa. Giữ nguyên dòng tiêu đề — không chèn thêm cột, không đổi tên cột, không gộp ô.
Bước 4: Lưu file ở định dạng .xlsx.
Bước 5: Bấm Choose File, chọn file vừa lưu.
Bước 6: Bấm Submit (nút đỏ). Không đóng trình duyệt trong khi đang xử lý.
Bước 7: Đọc kết quả trả về — hệ thống báo số dòng thành công và liệt kê các dòng lỗi kèm lý do.
Bước 8: Sửa các dòng lỗi trong một file mới chỉ chứa dòng lỗi rồi import lại. Không import lại toàn bộ file gốc.
Khuyến nghị vận hành
Với đợt chuyển cấp đầu năm, nên import thử 5 dòng trước để xác nhận cấu trúc file và kết quả đồng bộ đúng như mong đợi, rồi mới import phần còn lại. Cách này phát hiện sớm lỗi cấu trúc trước khi ảnh hưởng tới hàng trăm hồ sơ.