KTX: Đăng ký học sinh vào phòng, check in hàng loạt và duyệt lịch sử
Phải tạo phòng, giường và QR code trước — xem hai mục "KTX: Tạo phòng (Rooms) và giường (Beds)" và "KTX: Tạo QR code cho học sinh check in, check out".
Bước 1 — Đăng ký học sinh vào phòng, giường
Vào Students → bấm icon add new → điền:
- Roll number — mã học sinh
- Select a dorm, Select a floor, Select a dorm room, Select a dorm bed — toà, tầng, phòng và giường
- Entry Date — ngày vào ký túc xá
- Leave Date — ngày ra ký túc xá, có thể để trống
- Is available — đặt Yes với học sinh đang đăng ký ở KTX. Đặt No để phân biệt với học sinh đã từng ở KTX
Bước 2 — Hoặc import bằng file Excel
Bấm icon import, rồi đọc kỹ ba option trước khi chọn — chọn nhầm sẽ hỏng dữ liệu:
- Chỉ thêm mới và có kiểm tra trùng phòng — chỉ thêm mới danh sách học sinh trong file Excel, có kiểm tra trùng phòng hoặc học sinh đã tồn tại trong KTX
- Cập nhật hoặc thêm mới từ file Excel — học sinh đã tồn tại trong KTX thì cập nhật thông tin phòng theo file Excel; học sinh chưa tồn tại thì thêm mới
- Reset và thêm mới từ file Excel — đặt tất cả các phòng KTX về trạng thái chưa có người ở, rồi thêm mới hoàn toàn từ file Excel
Trong file Excel, nếu cột Leave-date có giá trị khác rỗng thì học sinh đó xem như bị đưa ra khỏi ký túc xá.
Bấm Download template để lấy file mẫu. Các cột: Rollnumber, Name (not required), Room No, Bed Number, CheckIn Date, Leave Date. Chọn file rồi bấm Submit.
Bước 3 — Check in hàng loạt
Thêm xong học sinh thì check in hàng loạt để học sinh được active vào phòng: chọn tất cả học sinh → bấm Check in/Check out → chọn mã ở ô Select a qr code → ghi Ghi chú nếu cần → Save.
Nếu QR check in, check out chưa được tạo thì phải tạo QR code trước.
Bước 4 — Duyệt lịch sử check in/out
Vào Checking In/Out để xem lịch sử, rồi duyệt toàn bộ (Approve), hoặc huỷ duyệt toàn bộ (Un Approve) nếu duyệt sai.
Đây là bước bắt buộc của cán bộ, để mỗi lần học sinh check in, check out KTX đều được theo dõi và xác nhận, đảm bảo quy trình an toàn học sinh trong trường.
Bảng có các cột Student, Parent, Room, Check date, QRCode (Checkin hoặc Checkout), Note, Checked bởi và Đã duyệt.
